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Claves y métodos para usar una lista de tareas

¿Sos de usar listas de tareas?


Este mes de abril es a todo terreno para mi. ¿Por qué? Me estoy mudando a un nuevo hogar, al mismo tiempo, estoy re acomodando el taller maravillado, continúo con mi trabajo docente, no quiero dejar de hacer ejercicio, quiero tener algo de vida social, y también tengo mis obligaciones con Recuerdo Maravillada que incluyen preparar el cumple de la marca que será en mayo. 


Si sos de mudarte sabrás muy bien lo que eso implica, y si no te cuento que mis tareas incluyen, no solo mover los muebles de propiedad, sino también, contratar servicios, agujerear paredes y colgar cuadros, comprar insumos en la ferretería, comprar accesorios para la casa que van desde un escobillón a un juego de vajilla, seleccionar la ropa y ya que está descartar la que no uso, guardar libros en cajas y seguro que mucho más.


Con el tema del taller, estoy en la misma, quiero pintar algunos sectores, tengo que cambiar las lámparas de techo (también comprarlas), comprar algunos insumos para la convivencia en el espacio, improvisar escritorios y mesas con lo que hay, mover cosas de adelante para atrás, etc.

No quiero seguirte contando mi lista interminable de cosas por hacer!! Ya de solo escribir lo anterior me siento abrumada.


Lo que quiero hacer hoy es hablarte justamente de la Lista de Tareas. Es una de las herramientas más primitivas en términos de organización, y no lo digo en forma negativa, simplemente es así. La lista de tareas, igualmente es un recurso que nos simplifica la mente y nos ayuda a organizar, jerarquizar y ordenar lo que tenemos que hacer.



7 CLAVES PARA TRABAJAR CON LISTAS DE TAREAS

  1. Concentrate en las tareas, no en los objetivos. Si en la lista pongo “acomodar taller” puedo sentirme abrumada con todo lo que tengo que hacer. Cualquier actividad, proyecto o meta, puede ser descompuesta en tareas más simples. Lo que debo anotar en mi caso es: “lijar paredes” “comprar pintura” “pintar” “comprar lámparas de techo” “llamar al electricista”. Psicologicamente, ver pequeños pasos, e irlos tachando, es mucho más motivador y eficaz que ver una palabra o frase que represente todo el proyecto.
  2. Toda la descomposición de tareas debe estar anotada en la lista. Aunque tu memoria funcione a la perfección, la función de la lista de tareas es vaciar tu cabeza de todas esas cosas poco creativas que le quitan lugar. No entra agua en un vaso lleno.
  3. La clave de la lista de pendientes es no solo como descomponemos lo que tenemos que hacer, sino como lo priorizamos, para esto tenemos que tener en cuenta los tiempos de ejecución y fechas de entrega o finalización.
  4. Determinar un momento diario o semanal para hacer y verificar la lista. Lo que no se mide, no crece (o decrece en este caso). Para que el recurso sirva, hay que hacer un control.
  5. Definí plazos. Podes hacerlos por tipo de lista o proyecto. Si no le otorgas un tiempo a la ejecución de las tareas es probable que queden inconclusas, como apunté en el ítem anterior.
  6. Calendarizá las tareas. La lista de pendientes no sirve por si sola. Para que sea efectiva debés trabajar de la mano con tu agenda y registrar los momentos en que vas a ejecutar cada una de ellas.
  7. Tachá lo que vayas cumpliendo, cada vez que terminás una tarea, aunque sea pequeña, tu cerebro libera dopamina y sentís entusiasmo, lo que provoca probablemente que mantengas el foco para seguir trabajando.

Hay varias formas de usar la lista de tareas. Estuve investigando y voy a contarte algunas, y finalmente, la forma en que yo las estoy utilizando en este mes lleno de pendientes.


FORMAS DE USAR UNA LISTA DE TAREAS


Como apunté en las claves, la función principal de la lista de tareas es vaciar tu mente de todas esas cosas que no son creativas y te quitan energía.


¿Te pasó alguna vez de estar rumiando en tu mente todo lo que tenes que hacer?


Cuando empezás a usar métodos para organizarte comenzás a decirle chau a ese tipo de situaciones.

Hacer una lista de cosas que hacer no significa que vamos a realizarlas en el día. La idea es poder tener una representación visual de nuestros pendientes y a partir de ahí ubicarlos en nuestra agenda o planificación diaria, semanal o mensual para darles paso a la ejecución.


MÉTODO 3+2 y 1+3+5

Estos métodos son principalmente para ejecutar las tareas y podría ser la forma en que las ubicamos en nuestra agenda diaria, al pasarlas desde una lista más larga de pendientes. Plantean, en el primer caso, realizar tres tareas importantes y dos menos importantes por día. Y en el segundo, realizar una tarea importante, tres secundarias y cinco mini tareas por día. Esta elección puede depender del tipo de energía o tiempo que te consuma hacer cada actividad y de tus momentos de productividad diaria.


TRES LISTAS

Las listas muy largas pueden darnos la sensación de ser interminables, por eso si nos cuesta resumir podemos hacer varios tipos de listas:

  1. Lista de tareas principales.
  2. “Dump list” o vertedero, una lista de todo lo que ronda en nuestra mente.
  3.  “Low energy list” o lista liviana, se trata de tareas del tipo ejecutivo, simples, que podemos hacer cuando tenemos poca energía para seguir trabajando en asuntos creativos, cosas más de rutina.


LISTAS TEMÁTICAS

Esta es la forma en que yo elijo manejarme en este momento, aunque estoy intentando hacer una combinación, al pasarlas a la agenda con el método 1+3+5.

Se trata de hacer listas de cosas pendientes del trabajo, la vida personal, la casa, etc. En mi caso tengo una lista para el taller Maravillado, otra para mi casa nueva, otra para la escuela y una última para el trabajo en Recuerdo Maravillada. (Si, cuando termine abril me voy a querer tomar vacaciones jeje).


CONCLUSIONES

Como siempre que hablo de organización, planificación y metas, lo cierto es que como todo, constituye una práctica progresiva. Debemos ir aprendiendo cuántas tareas podemos realizar en un tiempo, cuánto es demasiado, qué días o en qué momentos tenemos más energía. Y aún así podemos seguir cambiando. Somos seres humanos, nos pasan cosas, debemos ser amables con nosotros y contemplar cierta flexibilidad.

La lista de pendientes es un recurso super práctico para descomprimir la mente, pero siempre tiene que ir de la mano de una agenda donde puedas ir poniendo fechas y tiempos a cada actividad, y de la mano también de la motivación de un propósito mayor, que te impulse a realizarlas.

Si querés empezar a implementar el uso de la lista, te dejo a continuación el enlace para que puedas descargarte un archivo imprimible gratuito con un modelo de lista de tareas.


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¿Qué opinas de esta herramienta? ¿Te sirvieron mis tips y consejos?

Si es así o si tenes algo más para aportar, escribime por el medio que prefieras! Me va a encantar charlar con vos!


Nos leemos pronto, Pao

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